Gestión de oficinas
La administración de oficinas es una profesión que involucra el diseño, implementación, evaluación y mantenimiento del proceso de trabajo dentro de una oficina u otra organización, con el fin de mantener y mejorar la eficiencia y la productividad.
La gestión de la oficina es, por tanto, parte de la administración general de la empresa y, dado que los elementos de la gestión son la previsión y la planificación, la organización, el mando, el control y la coordinación, la oficina forma parte de la función de gestión total.
La gestión de oficinas es la técnica de planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades de la oficina con miras a lograr los objetivos comerciales y se preocupa por el desempeño eficiente y eficaz del trabajo de oficina. El éxito de una empresa depende de la eficiencia de su oficina. El volumen de papeleo en las oficinas se ha multiplicado en estos días debido a la industrialización, la explosión demográfica, el control gubernamental y la aplicación de diversas leyes fiscales y laborales a cualquier empresa comercial. La eficiencia y la eficacia, que son palabras clave en la gestión, se logran únicamente mediante la planificación y el control adecuados de las actividades, la reducción de los costos de oficina y la coordinación de todas las actividades comerciales.
En palabras simples, la gestión de la oficina se puede definir como "un proceso distinto de planificación, organización, dotación de personal, dirección, coordinación y control de la oficina para facilitar el logro de los objetivos de cualquier empresa comercial". La definición muestra las funciones de gestión de un director administrativo. El siguiente diagrama indica varios elementos o funciones en el proceso de gestión de la oficina.
- 1 Importancia de la gestión de oficinas
- 1.1 (i) Ayuda a lograr los objetivos
- 1.2 (ii) Uso óptimo de recursos
- 1.3 (iii) Minimización de costos
- 1.4 (iv) Flujo fluido del trabajo
- 1.5 (v) Ayuda a mantener la eficiencia de la oficina
- 1.6 (vi) Gestión de la supervivencia y el crecimiento
- 1.7 (vii) proporciona innovación
- 1.8 (viii) Ayuda a retener el talento e inculcar el sentido de lealtad en el personal de la oficina
- 1.9 (ix) proporciona liderazgo
- 1.10 (x) Gestión del cambio
- 1.11 (xi) Mantener las relaciones públicas
- 1.12 (xii) Beneficios sociales
- 2 funciones
- 3 Ver también
- 4 Lecturas adicionales
Importancia de la gestión de oficinas
El siguiente punto aclara la importancia de la gestión de la oficina:
(i) Ayuda a lograr los objetivos
Los objetivos o metas son resultados en términos cuantitativos que deben alcanzarse en un tiempo determinado. La gerencia hace que las personas se den cuenta de los objetivos y dirige sus esfuerzos hacia el logro de estos objetivos.
(ii) Uso óptimo de recursos
La administración ayuda a utilizar los recursos de manera eficaz. Los administradores utilizan con optimismo los escasos recursos. Los gerentes provocan la coordinación e integración de varios recursos. Es la gestión la que orienta al personal en funciones en el uso de los recursos.
(iii) Minimización de costos
Los costos de oficina se pueden reducir bajo la guía y el control de una gestión eficiente. Office Management se preocupa por hacer las actividades de la oficina de la mejor y más barata manera. La reducción de costes es uno de los objetivos de gestión que se puede conseguir mediante la simplificación y mecanización del trabajo. A través de una mejor planificación, una organización sólida y un control efectivo, la administración permite una preocupación por reducir costos y preparar a una empresa para enfrentar una competencia feroz.
(iv) Flujo de trabajo fluido
El flujo de trabajo ininterrumpido solo es posible si existe una planificación y un control adecuados. La gestión garantiza un flujo de trabajo eficiente y fluido.
(v) Ayuda a mantener la eficiencia de la oficina
La administración ayuda a mantener la eficiencia en una oficina. Un gerente no solo realiza y produce resultados, sino que puede hacerlo de la manera más eficiente para contribuir a la generación de ganancias.
(vi) Gestión de la supervivencia y el crecimiento
La dirección tiene que jugar un papel importante para mantener viva la organización. Los cambios en la tecnología y los métodos deben anticiparse y adaptarse para la supervivencia y el crecimiento. Sólo la dirección puede hacerlo y moldea la empresa en un entorno tan cambiante.
(vii) Proporciona innovación
La innovación es encontrar un método nuevo, diferente y mejor para hacer el trabajo existente. Para planificar y gestionar la innovación, la gestión debe jugar un papel importante. Las sugerencias de los clientes, la información de los vendedores, una estrecha vigilancia de las actividades de la competencia proporcionan una fuente de innovación.
(viii) Ayuda a retener el talento y a inculcar el sentido de lealtad en el personal de la oficina
La gestión eficiente ayuda a retener a los empleados talentosos y trabajadores proporcionándoles un entorno de trabajo cómodo. El gerente debe motivar a sus empleados reconociendo y apreciando sus talentos.
(ix) Proporciona liderazgo
La gerencia proporciona liderazgo al influir y orientar al personal de la oficina. Los gerentes influyen en sus subordinados para que trabajen voluntariamente para lograr los objetivos de la organización.
(x) Gestionar el cambio
La importancia de la gestión de la oficina es que ayuda a planificar el cambio e introducirlo en el momento adecuado y de la manera correcta. Debido al cambio en los métodos tecnológicos, los procedimientos de trabajo, etc. deben cambiarse para lograr eficiencia y economía. Las personas se resisten al cambio debido a la falta de comprensión de las razones del cambio y la falta de capacitación en nuevos métodos. La administración ayuda a minimizar la resistencia de las personas y actúa como un agente de cambio.
(xi) Mantener las relaciones públicas
La administración de la oficina ayuda a mejorar las relaciones públicas y aumentar la buena voluntad de una empresa al tratar las quejas de los consumidores y el público en general.
(xii) Beneficios sociales
La gestión es beneficiosa no solo para las empresas comerciales, sino también para los diversos segmentos de la sociedad. Proporciona y mantiene vínculos con varios tipos de proveedores, bancos, compañías de seguros, departamentos gubernamentales y público en general. Beneficia a la sociedad en su conjunto al brindar sus servicios.
Funciones
Un gerente de oficina es responsable de monitorear y revisar los sistemas, generalmente enfocándose en resultados específicos como mejores escalas de tiempo, rotación, producción, ventas, etc. Pueden supervisar o administrar un equipo de administradores, asignar roles, reclutar y capacitar, y emitir asignaciones y proyectos. Como tal, el rol es variado, a menudo incluye responsabilidades en una amplia gama de funciones, tales como:
- Teneduría de libros
- Mapeo de procesos de negocio
- Contabilidad de costos
- Servicio al Cliente
- Gestión de base de datos
- Gestión de instalaciones
- Diseño de plantillas de formularios o documentos
- Recursos humanos
- Sistemas de Información Gerencial
- Consultoría de gestión
- Seguridad y salud ocupacional
- Nómina de sueldos
- Gestión de proyectos
- Adquisitivo
- Gestión de registros
- Reclutamiento
- Redacción de informes
- Gestión de riesgos
- Ventas y marketing
- Gestion de seguridad
- Administracion del espacio
- Análisis de sistemas
- Mantenimiento del sitio web
Las competencias personales útiles en el puesto son: habilidades para resolver problemas, buenas habilidades para tomar decisiones, integridad, ingenio, creatividad, asertividad, flexibilidad, habilidades para administrar el tiempo y la capacidad para hacer frente a la presión.
Ver también
- Oficial administrador en jefe
- Equipo de oficina
- Asociación de Profesionales de Tecnología de la Información (AITP)
